公司解散之後，簿冊該放在哪裡？——《公司條例》第 758 條下的六年義務
一、義務落在董事個人身上
《公司條例》（第 622 章）第 758 條的規定很直接：
> 758. 前董事須保存已解散公司的簿冊及文件 6 年
> (1) 凡公司根據本部或《公司（清盤及雜項條文）條例》（第 32 章）第 226A、227、239 或 248 條解散，在緊接該公司解散前身為該公司董事的每一人，必須確保該公司的簿冊及文件在該公司解散日期之後保存至少 6 年。
> (2) 如某等簿冊及文件根據本條例或其他條例另有他人須予保存，則第 (1) 款不適用於該等簿冊及文件。
> (3) 任何人違反第 (1) 款，即屬犯罪，可處第 3 級罰款。
三個容易被讀漏的細節：
- 義務人是「每一人」——不是公司，不是公司秘書，是每一位在解散前一刻仍在任的董事。公司已經不存在，無法代你承擔。
- 起算點是解散日，不是最後一筆交易、也不是最後一份財務報表。
- 抗辯只有一個（第 758(4) 條）：你須證明自己有合理理由相信、並且確實相信，有一位勝任可靠的人已獲指派負責確保該款獲遵從，且該人有能力履行該職責。把簿冊交給會計師，不等於你自己免責——你要證明的是「你當時合理地信賴了誰」。
罰則是第 3 級罰款。金額不算嚇人，但記錄在案，且它是一項刑事責任。
二、六年不是終點：一個十四年的缺口
這是本文真正想談的部分。
一家被公司註冊處剔除註冊（struck off）而解散的本港公司，可以在解散後 20 年內申請行政恢復（administrative restoration）——這是公司註冊處的現行指引與《公司條例》第 760 條所訂的申請期限。
於是時間軸對不上：
| | 期限 | 起算 |
|---|---|---|
| 前董事保存簿冊的義務（第 758 條） | 6 年 | 解散日 |
| 行政恢復的申請窗口（第 760 條） | 20 年 | 解散日 |
中間有十四年，公司可以被合法地「叫回來」，但法律已經不要求任何人保存它的簿冊。
這不是理論問題。在這十四年裡，可能來找這些簿冊的人包括：
- 前股東——股權歸屬、分紅爭議、家族內部的持股糾紛
- 債權人——尤其是當時未申報或未受清的債權
- 税務局——評税若仍然開放，税務紀錄的實際保存需要往往長於最低法定期限
- 買方／投資者——收購要約、盡職審查中對歷史交易與資產負債的追溯
- 清盤人或遺產承辦人——在後續程序中需要重建當時的財務狀況
- 監管機構或執法機關——追溯性調查
而恢復程序本身會要求申請人「將公司註冊處備存的紀錄更新至最新狀態」。若簿冊已經銷毀，這件事就無從做起。
換句話説：法定的最低保存期限，與法定的追溯窗口，是兩個不同的東西。前者是義務的下限，後者是風險的上限。 只用前者做規劃，就是把十四年的風險留給未來的自己。
三、簿冊「放在哪裡」本身就是一個法律要求
《公司條例》第 373 條規定公司須保存的會計紀錄內容——足以顯示及解釋公司的交易、足以在任何時間以合理準確度披露公司的財務狀況及財務表現、並足以讓董事確保財務報表符合條例；其中須包含每日的收支記項，以及公司資產與負債的紀錄。
第 374 條則管「放在哪裡」：
- 必須存放於註冊辦事處或董事認為合適的任何其他地方；
- 必須在任何時間供董事免費查閲；
- 若會計紀錄存放在香港以外，則有關帳目及報表必須送交並存放於香港境內某處，且該等帳目及報表須以不超過6 個月的間隔披露業務的財務狀況，並同樣須供董事隨時查閲。
違反第 373 或 374 條：罰款 $300,000；如屬故意違反，另加監禁 12 個月（第 373(6)、374(5) 條）。
這裡有一個實務上很容易失守的點：「隨時可供董事查閲」。當公司只剩一位董事、而簿冊躺在他個人的雲端帳户或某台舊硬碟裡，這項要求其實已經不成立了——只是沒人來查而已。
四、電子記錄在香港的法定測試
把紀錄電子化，在香港是明文可行的，但有一組具體條件。
《電子交易條例》（第 553 章）第 8 條規定，凡法律要求保留某項資訊（不論是否要求以書面形式），以電子紀錄保存即滿足該要求，條件是：
> (a) 該電子紀錄所載的資訊保持可予查閲，以供日後參照之用；
> (b) 有關電子紀錄以其原先產生、發送或接收的格式保存，或以能夠證明能準確地代表原先產生、發送或接收的資訊的格式保存；及
> (c) 保存能識別該電子紀錄的來源地及目的地，以及該紀錄被發送或接收的日期及時間的資訊。
這裡有一個對比值得注意。
日本在 2024 年全面實施電子交易資料保存義務時，把「真實性確保」的其中一條路徑綁定在總務大臣認定的時刻認證業務上——那是一個由官方指定的機構清單。
香港不是這種寫法。第 8 條用的是功能性標準：資訊是否仍可查閲、是否忠實呈現原貌、來源與時間是否可識別。它沒有指定任何官方的時間戳機構。
這對「如何證明一份電子紀錄自某日起未被改動」這個問題，實際上開了一扇更寬的門——只要你提供的機制，真的能滿足 (a)(b)(c) 這三項的實質。
五、「未被改動」要怎麼證明
在普通法下，一份電子證據進入法庭，核心問題往往不是它「存不存在」，而是它是不是你所聲稱的那一份。
雜湊（hash）在這件事上有明確的用途：它是檔案內容的數字指紋，內容改動一個字元，雜湊值即完全不同。把雜湊值與產生時間一併固定在一條公開、不可回溯修改的帳本上，日後任何人——包括對方、包括法官、包括與你無關的第三方——都可以獨立驗證：
- 該雜湊值確實在該時間點之前已經存在；
- 手上這份檔案，與當時被固定的那一份是否一致。
但這裡必須把話説清楚，否則就是誤導：
- 完整性證明不是內容真實性的證明。 能證明「這份檔案自某日起未被改動」，不等於能證明「這份檔案的內容屬實」、更不等於能證明「簽署人當時有授權」。
- 上鏈之前的真實性，舉證責任在使用者身上。 如果你是把一份既有的紙本或既有檔案掃描、上傳、固定，那麼你證明的只是「上傳那一刻的狀態」。若對方質疑該檔案在上傳之前就已經不是原件，你需要另外提供過程性的證據。
- 不同法域的採信規則不同。 香港的電子證據規則、內地的在線訴訟規則、以及各仲裁機構的證據規則，處理方式並不一致。
把這三點寫在產品説明裡，比把「具有法律效力」寫在宣傳語裡，對專業使用者更有説服力。 因為前者顯示你知道邊界在哪，後者只顯示你不知道。
六、税務那一條線：七年
《税務條例》（第 112 章）第 51C 條要求任何在香港經營行業、專業或業務的人，須保存足夠的（中文或英文）收支紀錄，以使應評税利潤能隨時確定；該等紀錄須保留不少於 7 年。違反而無合理辯解，最高罰款 $100,000。（税務局官方《記錄保存》頁及《税務條例釋義及執行指引》第 33 號均載明此點。）
而且 7 年只是下限：若評税仍然開放、或税務局發出通知要求更長的保存期，實際需要的時間會超過 7 年。
七、實務清單：解散前的簿冊處置
如果你正在處理一家即將解散的公司，或你自己就是即將卸任的董事，以下六項值得逐項確認：
- 點清「簿冊及文件」的實際範圍——不限於會計帳目。董事會會議紀錄、股東決議、成員登記冊、資產與負債紀錄、重要合約、往來函件，都應納入清單。
- 確認存放位置能滿足「隨時查閲」——若董事不只一位，或日後可能出現爭議，查閲機制必須在事前就能運作，而不是出事時才想辦法。
- 為每一項紀錄計算兩個日期：第 758 條的 6 年，以及你判斷實際風險的期限（可能是 20 年）。
- 指定並書面記錄一位「勝任可靠的人」負責保存——這是你日後唯一可能用得上的抗辯依據（第 758(4) 條）。
- 對不可再生的資料做完整性固定：原始檔案 + 雜湊值 + 時間。注意固定的是「當時的狀態」，這份證明不延伸到上鏈之前。
- 不要以「訂閲是否續費」作為保存的前提。 若保存義務長達 6 年、而你判斷的風險窗口更長，那麼一項依賴持續付費才能存續的安排，本身就是風險。
八、三個常見誤解
「公司解散了，責任就結束了。」 錯。第 758 條的義務人正是解散前在任的董事，起算點是解散日。
「電子化了，紙本就可以銷毀。」 要看你説的「紙本」是否仍是法律上的原本。電子紀錄能否取代書面要求，取決於《電子交易條例》的適用範圍；該條例附表 1 排除了若干文書（例如遺囑及遺囑性質文件、契據與轉易、授權書、信託的設立、可流轉票據等），這些文件的原件依法無法以電子紀錄代替。在這些場景下，電子副本只能作為輔助，不能當作原本。
「放進雲端就等於保存好了。」 雲端服務滿足的是「可存取」。第 374 條要的是「隨時可供董事查閲」，第 758 條要的是「保存」。能不能存取，與有沒有人有義務保證它在 6 年後仍然存在，是兩個問題。
免責聲明
本文僅供一般資訊參考，不構成法律意見，亦不構成任何服務的宣傳或推介。香港法例的適用須視個別事實與情況而定，並可能隨修訂而改變。本文引述的條文以香港電子版法例（Hong Kong e-Legislation）及相關政府部門公佈為準，讀者應自行核對最新版本。如你正面對實際的公司解散、簿冊保存或證據固定問題，請諮詢香港執業律師或專業顧問。
本文引用的主要依據（請自行核對原文）：
- 《公司條例》（第 622 章）第 373、374、758 條；第 760 條（行政恢復）
- 公司註冊處：Deregistration and Restoration 常見問題（行政恢復申請期限為解散後 20 年）
- 《税務條例》（第 112 章）第 51C 條；税務局《記錄保存》頁；《税務條例釋義及執行指引》第 33 號
- 《電子交易條例》（第 553 章）第 8 條及附表 1
關於 Long Drive
Long Drive（longdrive.cc）建基於 Arweave 網絡，讓檔案在上傳後以一次性費用長期保存於去中心化網絡，並可選擇在瀏覽器內加密後再上傳。它適合用來固定不可再生文件的完整性：產生雜湊值、記錄時間，日後無需依賴營運方是否仍然存在即可驗證。
它不能做什麼，也應一併説明：
- 它不能取代法律要求以紙本形式保留的原本（例如上述附表 1 所涵蓋的文書）
- 它不能證明檔案在上傳之前的真實性——那部分舉證責任仍在使用者
- 它不構成法律意見，也不保證任何特定法域下的證據可採性
- 若你的保存義務另有「須存放於香港」等地域要求，請先確認去中心化儲存安排是否相容
需要評估特定情境是否適用，建議先諮詢你的法律顧問。